Varaudu ennalta häiriötilanteisiin

Varaudu ennalta häiriötilanteisiin

tehdaskuva
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu on osa yrityksen kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Se on prosessi, jossa tunnistetaan organisaatiota uhkaavat tekijät ja niiden seuraukset sekä luodaan perusta toipumiskyvylle. Päällimmäinen tavoite jatkuvuussuunnittelussa on varautua ennalta mahdollisiin häiriötilanteisiin.

Jatkuvuussuunnitelman laatiminen ja jatkuva testaaminen luovat lähtökohdan nopealle kriisinhallinnalle sekä lyhentävät mahdollista toiminnan keskeytysaikaa.

Jatkuvuussuunnittelun tavoitteet:

  • Kyky tarjota tuotteita ja palveluita keskeytyksettä
  • Kyky jatkaa kriittisiä toimintoja mahdollisimman nopeasti häiriön jälkeen
  • Taloudellisen tappion minimointi

Esimerkkejä kriittisistä toimista 

  • Toimet teknisten häiriötilanteiden estämiseen tai minimoimiseen
  • Toimet verkkohyökkäysten vaikutuksien minimoimiseen
  • Toimet avainhenkilöiden käytettävyyden varmistamiseen
  • Toimet henkilöstöresurssien saatavuuteen kaikissa tilanteissa
  • Toimet korvaavien laiteresurssien saatavuuteen
     

Miten toimia?

Jatkuvuus edellyttää jatkuvaa työtä

Joskus yllättävät tapahtumat voivat aiheuttaa jopa yrityksen liiketoiminnan keskeytymisen. Jotta toimintaa voitaisiin jatkaa mahdollisimman pian ja mahdollisimman sujuvasti, poikkeustilanteita varten kannattaa suunnitella etukäteen toimintatapoja. Jatkuvuussuunnittelun avulla voidaan varautua ja toimia oikein yritystoiminnan jatkuvuutta uhkaavissa tilanteissa.

Jatkuvuussuunnitelman laatiminen:

  • Valitse ymmärrettävät ja selkeät mittarit
  • Raportoi ja seuraa säännöllisesti, dokumentoi tulokset
  • Tee säännöllinen johdon katselmointi
  • Pyydä säännöllisesti riippumattoman osapuolen auditointi tai varmennus
  • Jatkuvuuden hallinta ei ole kertaluonteinen projekti vaan jatkuva, kehittyvä prosessi

Kriisitilanteessa:

  • Tiedota välittömästi asiakkaalle ja henkilöstölle tilanteesta, jatka tiedottamista riittävän tiheästi
  • Tilausten rajoittaminen tärkeimpien tuotteiden valmistamiseen (voittomarginaali, asiakassuhteet)
  • Selvitä sopimukset kolmansien osapuolien kanssa väistötiloista
  • Suunnittele etätyön mahdollisuudet
  • Yritystoiminnan keskeytysvakuutus

Varmista alihankintaketju

Yritysten on suotavaa velvoittaa kaikilta kriittisiltä toimittajiltaan jatkuvuussuunnittelua, sillä toimintahäiriöt alihankintaketjuissa voivat aiheuttaa merkittävää keskeytystä liiketoiminnalle.

Alihankintasopimuksia laadittaessa kannattaa ottaa huomioon ainakin seuraavia asioita:

  • Vaadi toimittajilta ja alihankkijoilta toimintamallit organisaatioon kohdistuvien häiriötilanteiden varalta
  • Määrittele selkeät jatkuvuusvaatimukset jo tarjouskilpailuvaiheessa
  • Määrittele selkeät ja mahdollisia vahinkoja vastaavat sanktiot häiriöistä
  • Vaadi palvelutoimittajalta kuvaus organisaation toimintaa tukevista toipumisjärjestelyistä

Toimenpiteitä varautumiseen

On olennaista tunnistaa jatkuvuutta uhkaavat riskit osana yrityksen muuta riskienhallintaa.

  • Merkittävien keskeytysriskien analysointi ja arvio niiden vaikutuksista liiketoimintaan 
  • Jatkuvuussuunnitelmat laaditaan kaikille organisaation kriittisiksi luokitelluille prosesseille ja toiminnoille sekä niiden toiminnan kannalta merkittäville tukiprosesseille
  • Mikäli toiminnan riippuvuutta eri tuotannontekijöistä ei ole tunnistettu eikä niiden jatkuvaan saamiseen tai ylläpitoon ole varauduttu, voi koko toipumisprosessi pysähtyä

Kriittisistä tehtävistä vastuulliset avainhenkilöt on suotavaa kouluttaa toimimaan häiriötilanteissa jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmien mukaisesti.

  • Testaus ja harjoittelu kehittävät varmuutta ja kykyä toimia oikein, myös ennakoimattomissa tilanteissa
  • Osaamisesta tulee huolehtia läpi organisaation etenkin tilanteissa, joissa toimenpiteestä vastuussa olevat henkilöt ovat estyneitä työtehtävistään
  • Jatkuvuuden hallinta on hyvä sitoa osaksi jokapäiväistä tekemistä (esim. osaksi säännöllisiä tiimien kokouksia, näkyvyys sisäisissä viestintäkanavissa jne.)

Hyvä tietää 

  • ISO 22301 standardi määrittelee vaatimukset jatkuvuudensuunnittelun hallintojärjestelmän toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi, jotta häiriöihin voidaan suojautua, valmistautua sekä reagoida. Standardissa määritellyt vaatimukset ovat yleisiä ja niitä voivat soveltaa kaiken kokoiset yritykset, jotka haluavat toteuttaa ja ylläpitää jatkuvuussuunnittelua, varmistaa noudattavansa liiketoiminnan jatkuvuuden toimintaperiaatteita, osoittaa vaatimuksenmukaisuuden muille sekä ovat riippuvaisia tuotteiden ja palveluiden toimittamisesta häiriötilanteista huolimatta.
  • Vakuutusten korvausehdot kannattaa tarkistaa tasaisin väliajoin. Miten pitkään keskeytysvakuutus turvaa yrityksen taloutta? Miten laitevakuutusten ikävähennykset vaikuttavat korvausmäärään? Mikäli esimerkiksi tulipalon takia suuri osa yrityksen vanhemmasta kalustosta menetetään, ei vakuutuskorvauksella voida välttämättä kattaa lähellekään tarvittavaa rahoitusta uusien laitteiden hankintaan.

 

  Liiketoiminnan jatkuvuus – tulosta A4-aineisto

varastokuva