Paperikuitti on hölmöläisen hommaa

Sähköinen kuitti on sähköisen laskun ohella talouden digitalisaation tärkeimpiä peruspalikoita. Meillä alkaa olla raamit koossa sähköisen kuitin käyttöönottoon: napattavana olisi merkittäviä hyötyjä niin yrityksille kuin veronmaksajille.

Ilman laskujen ja kuittien rakenteellista (~määrämuotoista) digitaalista dataa ei talouden prosesseja voida merkittävästi tehostaa tai automatisoida: ei kirjanpitoa, ei tilinpäätösten muodostamista eikä verotusta. Jollei perusdataa ole kuin paperilla, täytyy esimerkiksi tilitoimistossa tai valtiokonttorissa naputella lukuja paperikuiteilta erilaisiin sähköisiin järjestelmiin.  Ei kovin järkevää hommaa.

Hölmöintä on se, että tieto on alun perin yleensä ollut kuitinantajan järjestelmässä sähköisessä muodossa, mutta se käytetään välillä paperikuitilla ja syötetään uudelleen toiseen järjestelmään. Lisäksi iso osa kuitin sisältämästä datasta jää hyödyntämättä, koska manuaalisesti sitä ei kannata viedä eteenpäin. Tämän kuittien ns. rivitiedon ja muunlaisen datan yhdistäminen voisi luoda myös uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

Hölmöintä on se, että tieto on alun perin yleensä ollut kuitinantajan järjestelmässä sähköisessä muodossa, mutta se käytetään välillä paperikuitilla.

Sähköisen kuitin sisältämän datan tuottamiseen, liikuttamiseen ja hyödyntämiseen liittyy lukuisia toimijoita.  Kuitinantajat ja -saajat (yritykset, julkisen hallinnon organisaatiot tai kuluttajat) luonnollisesti, mutta myös kuittioperaattorit, jotka pitävät huolta siitä, että kuittidata siirtyy edellisten välillä ja tarvittaessa myös tilitoimistolle. Lisäksi kuitinantajalla ja -saajalla on käytössään useiden toimittajien järjestelmiä, joiden täytyy kyetä käsittelemään sähköistä kuittia, esimerkiksi kassajärjestelmiä sekä kulu- ja matkalaskuohjelmia.

Edellä mainitut toimijaryhmät ovat olleet kehittämässä sähköistä kuittia ja sen toimintaympäristöä eKuitti-ekosysteemissä, joka on osa Teknologiateollisuuden koordinoimaa Reaaliaikatalouden ekosysteemit (RTECO) -hanketta. Ekosysteemi on mm. tuottanut eKuitin käyttöä ohjaavan Guidelines-dokumentin.

Talouden digitalisoinnista saadaan merkittävää suoraa kustannushyötyä paperin käsittelyn vähetessä ja prosessien tehostuessa. Välillisiä hyötyjä taloudenhallinnan reaaliaikaistumisen ja talouden ennustettavuuden kautta on vaikea edes arvioita. Kaikille toimijoille tulee alkuvaiheessa myös kustannuksia esimerkiksi järjestelmien uudistamisen vuoksi.  Kun välittömät hyödyt ja kustannukset eivät jakaudu toimijoille tasaisesti, voi yksittäisen toimijan olla vaikea arvioida pidemmän aikavälin hyötyjä. Siksikin menossa näyttää olevan jonkinlainen kyttäilyvaihe: Kuka lähtisi ensimmäisenä liikkeelle?

Kuka lähtisi ensimmäisenä liikkeelle?

Joitakin rohkeita startteja on jo nähty eKuitti-ekosysteemin yrityksissä. Esimerkiksi Solteq on tukenut sähköisiä kuitteja kassajärjestelmien osalta jo viime vuoden lopusta lähtien. Kuittipalveluyritys ReceiptHero puolestaan sai juuri taakseen merkittäviä sijoituksia, joiden avulla sen tavoitteena on saada sähköisten kuittien käyttöaste kaupoissa ja niiden asiakkailla nousemaan merkittävästi. Julkinen taho, erityisesti valtiokonttori, on esiintynyt ponnekkaasti ja kertonut alkavansa vaatia toimittajiltaan sähköisiä kuitteja siirtymäajan jälkeen. Veronmaksajien näkökulmasta onkin tärkeää, että julkisessa hallinnossa hyödynnetään helposti aikaansaatavat säästöt.

Juuri hyväksytty laki sähköisestä laskutuksesta antaa sekä julkiselle hallinnolle että elinkeinonharjoittajille selkänojan vaatia sähköinen EU-standardinmukainen lasku toimittajilta. Lakiin ei vielä saatu mukaan sähköistä kuittia, mutta senkin aika tulee. Lopetetaan nyt kuitenkin hölmöläishommat ja laitetaan vauhtia käytännön toteutuksiin, joista hyötyvät lopulta kaikki. Meillä on hyvät edellytykset tehdä Suomesta Euroopan ensimmäinen reaaliaikatalous ja viedä osaamistamme myös muualle. Yhteistyötä tehdään jo nyt Pohjoismaiden ja Baltian maiden kanssa, mutta EU-tasollakin kiinnostus on herännyt.

Marja Hamilo
Kirjoittaja on digitalisaatio-asiantuntija Teknologiateollisuus ry:ssä