EFCA: Julkisten hankintojen tulisi vauhdittaa kilpailua ja innovaatioita
Suunnittelu- ja konsultointialalla on strateginen rooli Euroopan kilpailukyvyn, innovaation ja resilienssin rakentamisessa. Nykyinen julkisten hankintojen lainsäädäntö palkitsee alhaisesta hinnasta, mikä ei ota huomioon yhteiskunnan pitkän aikavälin etuja. EFCAn mukaan hankintapäätökset tulisi tehdä laadun, ei hinnan perusteella.
Halvin hinta syö innovaation
EFCAn kyselytutkimuksen mukaan sen jäsenyritykset ovat lähes yksimielisesti tyytymättömiä siihen, että tarjouskilpailuissa käytetään liikaa pelkkää hintaa valintaperusteena. Asiantuntijapalvelut, kuten suunnittelu ja konsultointi, perustuvat syvään asiantuntijuuteen, ongelmanratkaisuun ja luovuuteen. Tämän vuoksi asiantuntijapalvelut tulisi erottaa muista yleisistä palveluista, joissa hinta on hankinnan pääkriteeri. Halvan hinnan suosiminen hankinnoissa vähentää innovatiivisia ratkaisuja ja kilpailua.
Hankinnoissa tulisi keskittyä laatuun, jotta kilpailukyky ja pitkän aikavälin arvo pääsevät syntymään. Halvin hinta voi johtaa jo olemassa olevien vakiintuneiden ratkaisujen suosimiseen, jolloin innovatiiviset ratkaisut jäävät kilpailun ulkopuolelle.
Alhaisin tarjoushinta ei aina tarkoita todellisuudessa halvinta kokonaiskustannusta, sillä tarjouksissa ei aina oteta huomioon koko elinkaaren kustannuksia. Lisäksi halpa tuntihinta voi johtaa siihen, että laskutettuja tunteja lisätään ja tehokkuus kärsii.
EFCAn mukaan sähköiset huutokaupat tulisi kieltää asiantuntijapalveluiden hankinnassa, sillä näitä palveluita ei voi arvioida automatisoidusti pelkän hinnan perusteella.
Alhaisen hinnan käyttö pääkriteerinä vaikuttaa myös alan vetovoimaan. Alhainen tuntipalkka ei houkuttele nuoria alalle, mikä lisää osaamisvajetta entisestään.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous (MEAT)
Julkiset hankinnat tulisi tehdä laadun ja innovaation perusteella. Siksi innovatiivisiin ratkaisuihin keskittyvät palvelut tulisi erottaa muista palveluista lainsäädännössä. Asiantuntijapalveluissa hinnan käyttö ainoana pääkriteerinä tulisi kieltää. Hintaa voidaan kuitenkin edelleen käyttää yhtenä osatekijänä, kun tarjousta arvioidaan MEAT-kriteerillä (kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous).
EFCA kannattaa sitä, että hankintayksiköille annetaan nimenomainen oikeus vaatia tarjoajia osoittamaan, miten nämä täyttävät toiminnalliset vaatimukset. Tämä edistää innovaatiota sen sijaan, että kaikkien tarjoajien vaadittaisiin osoittavan, miten he toteuttavat hankintayksikön jo ennalta määrittelemät tekniset eritelmät.
Jos MEAT-kriteeriä käytettäessä kaikki tarjoajat saavat laatuvertailussa saman pistemäärän, voittajan ratkaisee käytännössä pelkkä hinta. Hankinnasta tulee tällöin tosiasiassa halvimman hinnan kilpailutus, vaikka MEAT-kriteeriä on muodollisesti sovellettu. EFCA ehdottaa, että tällaisessa tilanteessa hankintayksikkö ei saisi valita halvinta tarjousta, vaan sen tulisi valita se tarjoaja, jonka hinta on lähimpänä kaikkien tarjousten mediaanihintaa. Tämä kannustaa hankintayksikköä tekemään laatuarvioinnin huolellisemmin ja estää tarjoajia laskelmoimasta strategisen alihinnoittelun varaan.
Kilpailun turvaaminen poikkeuksellisen alhaisiin hintoihin puuttumalla
Mikäli hinta säilyy sallittuna valintaperusteena asiantuntijapalveluiden hankinnassa, poikkeuksellisen alhaisten tarjousten sääntelyä tulisi tehostaa.
Nykytilanteessa reilu kilpailu rapautuu, koska palveluntarjoajat voivat tarjouskilpailussa alihinnoitella tarjouksensa merkittävästi kilpailijoidensa kustannuksella ja myöhemmin riitauttaa palkkionsa oikeusteitse yrittäen saada lisäkorvausta. EFCA ehdottaa, että poikkeuksellisen alhaisia tarjouksia jättävien tarjoajien tulisi esittää nykyistä perusteellisempi selvitys hinnoittelunsa perusteista voidakseen tulla valituksi.
Hankintayksiköille tulisi antaa nimenomainen oikeus asettaa hankinnoille vähimmäishintarajoja, jotta tarjoajat kilpailisivat osaamisella ja innovaatioilla hinnan sijaan. Hankintadirektiiviä tulisi uudistaa myös siten, että hankintayksiköt saisivat valita toiseksi halvimman tarjouksen, mikäli halvin hinta säilyy sallittuna valintaperusteena.
Kestävä kehitys
Halvimman hinnan priorisointi vaikeuttaa kestävien ja pitkäikäisten ratkaisujen kehittämistä. Kestävät ratkaisut vaativat usein suurempia alkuinvestointeja, mutta tuottavat pitkällä aikavälillä yhteiskuntaa hyödyttäviä vaikutuksia. Halvimpiin ratkaisuihin keskittyminen ei välttämättä ota huomioon niiden pitkän aikavälin vaikutuksia Euroopan unionin kestävän kehityksen tavoitteisiin.
Kahden kirjekuoren menetelmä (”two envelope system”)
EFCA kannattaa niin sanottua kahden kirjekuoren menetelmää, jossa tarjous jätetään kahtena erillisenä osana: teknisenä tarjouksena ja hintatarjouksena. Hankintayksikkö arvioi ensin teknisen osan varmistaakseen, että tarjoaja täyttää laadulliset vaatimukset ja tekniset eritelmät. Vasta tämän jälkeen avataan ja arvioidaan hintatarjous. Menettely estää hinnan liiallisen vaikutuksen laadun arviointiin.
Tarjouksen täydentäminen
EFCA toivoo, että tarjouksia olisi mahdollista täydentää puutteiden osalta niissä tapauksissa, joissa täydentäminen ei tarkoita tarjouksen muuttamista. Käytännössä täydennettäviä asioita voisivat olla esimerkiksi puuttuvat sertifikaatit, referenssit ja muut dokumentit. Jos tarjoajilla olisi mahdollisuus täydentää tarjoustaan, hankintayksiköiden ei tarvitsisi hylätä muutoin kelpoisia tarjouksia pelkästään muodollisten puutteiden vuoksi. Tasavertaisuuden turvaamiseksi hankintayksiköiden tulisi dokumentoida kaikki täydennykset niin, että kilpailevat tarjoajat voivat tarvittaessa varmistaa niiden asianmukaisuuden.
Referenssit
Nykyisen lainsäädännön mukaan palveluihin liittyvät referenssit saavat olla korkeintaan kolme vuotta vanhoja, joskin poikkeustapauksissa myös vanhempia referenssejä voidaan huomioida. Rakennusurakoissa referenssit voivat sen sijaan olla jopa viisi vuotta vanhoja. EFCA pitää tätä eroa perusteettomana ja suosittelee joko aikarajan poistamista kokonaan tai vähintään sen yhdenmukaistamista viiteen vuoteen myös palveluiden osalta.
Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD)
Yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) oli tarkoitus toimia eräänlaisena “eurooppalaisena passina” yrityksille. Käytännössä tarjoajat kuitenkin pitävät sitä työläänä ja monimutkaisena dokumentointivaatimuksena. ESPD:n tarkoituksenmukaisuutta ja mahdollisia vaihtoehtoja sille tulisi harkita uudelleen.
Yhteistyömahdollisuudet konsortioissa
Pk-yrityksillä on usein vaikeuksia osallistua suuriin hankintoihin itsenäisesti. Hankintasäännöt mahdollistavat osallistumisen konsortiona, mutta kilpailusääntely suhtautuu konsortioihin huomattavasti rajoittavammin. Tämä ristiriita luo yrityksille epävarmuutta ja riskejä, minkä vuoksi monet yritykset välttävät konsortioihin osallistumista. Kilpailuviranomaisten nykyistä, rajoittavaa lähestymistapaa tulisi muuttaa siten, että se tukisi paremmin konsortioyhteistyön mahdollisuuksia julkisissa hankinnoissa.
Markkinavuoropuhelu ja neuvottelu
Kilpailullinen neuvottelumenettely ja kilpailullinen vuoropuhelu tulisi sallia samoin oikeuksin kuin avoin ja rajoitettu menettely. Näiden menettelyjen käyttöä ei tulisi rajoittaa, sillä ne on rakennettu tavalla, joka turvaa kilpailun toteutumisen. Lisäksi konsulteille tulisi maksaa korvaus osallistumisesta näihin menettelyihin, sillä ne ovat kalliita toteuttaa. Ilman asianmukaista korvausta osallistumishalukkuus vähenee. Myös muunlaista markkinavuoropuhelua, kuten tietopyyntöjä, tulisi edistää, sillä se lisää osapuolten keskinäistä ymmärrystä ja tukee toimivaa kilpailua.
Digitalisaatio
EU on pyrkinyt sujuvoittamaan hankintoja digitalisaation avulla, mutta menettelyihin liittyy edelleen raskasta hallinnollista työtä. EFCA kehottaa EU:ta parantamaan hankinta- ja hallintojärjestelmien sekä niihin liittyvän datan yhteentoimivuutta kansallisella ja EU-tasolla. Uusien digitaalisten ratkaisujen avulla prosesseja voitaisiin uudistaa nykyistä paremmin, mikä vähentäisi hallinnollista taakkaa ja parantaisi laatua.
Ilmoituspohjaisesta järjestelmästä tapahtumapohjaiseen
Tapahtumapohjaiset järjestelmät keräävät dataa automaattisesti ja tehostavat hankintaprosesseja verrattuna nykyiseen, manuaaliseen ilmoituspohjaiseen järjestelmään. Lisäksi hankintajärjestelmien sääntely EU-tasolla loisi yhtenäisen standardin datan käsittelylle.
Hankinta osaksi julkista hallintoa
Hankintayksiköt tulisi integroida nykyistä paremmin osaksi muita hallinnollisia ja digitaalisia ekosysteemejä tehokkuuden parantamiseksi. EU tarvitsee hankintajärjestelmän, joka vastaa nykyaikaisia digitaalisia mahdollisuuksia.
Immateriaalioikeudet
Immateriaalioikeudet ovat pitkälti sopimusoikeudellinen kysymys, mutta niillä on silti merkittävä vaikutus koko EU:n kilpailukykyyn. Hankintayksiköillä on joskus käytäntönä pidättää itsellään oikeudet hankkeen ratkaisuihin, mikä johtaa useisiin ongelmiin. Kun ratkaisut lukitaan yksittäiseen hankkeeseen, konsultit eivät voi hyödyntää niitä myöhemmin muissa hankkeissa. Tämä voi johtaa siihen, ettei tarjoaja uskalla tarjota parasta mahdollista ratkaisua, jotta se ei menettäisi oikeuksiaan omaan innovaatioonsa. Lisäksi tämä nostaa hankintojen kustannuksia pitkällä aikavälillä, sillä olemassa olevaa osaamista ja ratkaisuja ei voida käyttää uudelleen tulevissa hankkeissa.
Euroopan suunnittelu- ja konsultointialan liittojen kattojärjestö EFCA (The European Federation of Engineering Consultancy Associations) on ainoa suunnittelu- ja konsultointialaa Euroopassa edustava kattojärjestö.
Vuonna 1992 perustetulla EFCA:lla on jäsenjärjestöjä 27 Euroopan maassa, ja ne edustavat yli 10 000 yritystä sekä yli miljoonaa suunnittelu- ja siihen liittyvien palveluiden alalla työskentelevää henkilöä.