Kotipesä kuntoon – siitä alkaa tietotyön digitalisaatio
Digitalisaatio on ollut viime aikojen kuumin puheenaihe kaikkialla. Ja nimenomaan puheenaihe, konkreettisia tekoja on nähty valitettavan vähän. Puheissakin keskitytään liikaa loppuasiakkaille näkyviin palveluihin. Ne ovat tietysti keskeisessä roolissa, mutta sisäiset työvälineet ja toimintatavat pitää ensin laittaa kuntoon.
Lähes jokaisella on nykyään käytössä kotona huomattavasti paremmat laitteet ja erityisesti sovellukset kuin mitä työpaikat pystyvät tarjoamaan. Nykyään hidas, painava ja ruma korporaatio-PC otetaan mukaan toimistolta vain pakon edessä. Esimerkiksi Windows 7 on yli numeronsa ikäinen, se julkaistiin aikana jolloin esimerkiksi iPadeja ei ollut vielä edes olemassa.
Tilanne on sietämätön, varsinkin kun pilvestä olisi saatavilla käyttöön uusimmat työvälineet huomattavasti perinteistä paikallista mallia halvemmalla. Pilvestä hankitut palvelut päivittyvät automaattisesti ja niitä voi tietysti käyttää kaikkialta ja millä tahansa päätelaitteella.
Kun välineet on laitettu kuntoon, voidaan alkaa murtaa vanhoja (tieto)työn siiloja ja toimintamalleja.
Kun välineet on laitettu kuntoon, voidaan alkaa murtaa vanhoja (tieto)työn siiloja ja toimintamalleja. Me osaamme jo toimia erittäin tehokkaasti vapaa-ajalla sosiaalisessa mediassa ja kaikissa muissa verkon palveluissa. Työpaikoilla keskeiseksi tietolähteeksi ja työvälineeksi mielletään silti edelleen selaimella käytettävä hiearkinen intranet tylsine sisältöineen ja raskaine työtiloineen. Tämä on kovin erikoista, koska julkisesta verkosta tämänkaltaiset ”portaalit” – kuka edes muistaa ko. termiä – ja muut raskaat hierarkkiset sivustot ovat ajat sitten hävinneet.
Lähes kaiken tiedon pitäisi olla aina avoimesti saatavilla, mutta toisaalta taas aidosti luottamuksellisen tiedon tulee olla vahvasti salattu ja suojattu. Kokousten tulee olla tehokkaita ja erityisesti hyvin valmisteltuja. Tiedon ja osaamisen pitää löytyä aina, kun sitä tarvitaan ja viestinnän pitäisi olla sosiaalista ja kaksisuuntaista. Dokumenttien työstämisen yhdessä pitää olla itseisarvo, kuten myös mahdollisuuden tehdä töitä mistä tahansa läsnätyön menetelmin. Kaiken tarpeellisen tiedon tulee olla helposti ja turvallisesti jaettavissa myös asiakkaille, kumppaneille ja muille sidosryhmille.
Työn digitalisaatio ei tietenkään koske vain toimistohenkilöstöä. Esimerkiksi liikkuville tai tehdastyössä oleville työntekijöille pitää tarjota pääsy keskeisiin palveluihin esimerkiksi älypuhelinten tai muiden työhön soveltuvien päätelaitteiden kanssa. Näin heidän osaamisensa saadaan koko työyhteisön käyttöön – ja toisaalta he voivat muodostaa omia sosiaalisia yhteisöjä työnsä ja työmenetelmiensä kehittämiseen. Ja luonnollisesti heille tulee samalla tarjota työtä tehostavia ja helpottavia sovelluksia työhön soveltuvien päätelaitteiden kautta.
Luettelin edellä aivan perusasioita, mutta valitettavan harvassa paikassa näitäkään on saatu kuntoon. Vasta kun kotipesän perusasiat ovat kunnossa, voidaan alkaa edes miettiä todellista palveluiden digitalisaatiota tai mielekästä ja tuottavaa sisäistä tietotyötä.
Aki Antman
Toimitusjohtaja, Sulava Oy
