Helpotusta fläppitauluikävään: työpajatyöskentely onnistuu myös etänä

Fläppitaulu

Helpotusta fläppitauluikävään: työpajatyöskentely onnistuu myös etänä

13.2.2021 klo 8.00 |
Ville Peltola

Tiimissämme heräsi halu kirkastaa työmme suuntaa. Kaipasimme ikään kuin ”Pohjantähteä”, joka auttaisi tekemisemme suuntaamisessa ja priorisoinnissa. Tässä tavoitteessa ei ole itsessään mitään uutta. Mutta miten fasilitoida tällainen prosessi korona-ajan etätyötodellisuudessa? 

Pohjantähti-metaforasta syntyi hyvin pian työnimi harjoituksellemme, jonka lopputulokseksi halusimme muutaman sivun mietittyä tekstiä bullet point -listausten sijaan.

Mietitty teksti ja kokonaiset lauseet ovat vaikeita ja vaativat syvempää ajattelua kuin listausten tekeminen. Näin toimitaan esimerkiksi Amazonin johtoryhmässä, jossa kalvoesityksiä ei käytetä ja kaikki rauhoittuvat lukemaan kirjoitettuja tekstejä ennen keskustelua.

Kuvittele mielessäsi äärettömän iso fläppitaulu, jota voi zoomailla sisään ja ulos, leijuvia tusseja piirtelemässä ja post-it lappuja kiinnittymässä taululle.

Teamsin ja Zoomin rajat tulivat nopeasti vastaan tiimimme työskentelyssä jo koronan alkaessa, ja kokeilimme Miroa ensimmäisen kerran alkukesästä. Miro on selaimessa tai omalla sovelluksella toimiva ”loputon kangas” -tyylinen yhteistyöalusta, jossa jokaisen tekemiset näkyvät reaaliajassa kaikille muille. Kuvittele mielessäsi äärettömän iso fläppitaulu, jota voi zoomailla sisään ja ulos, leijuvia tusseja piirtelemässä, post-it lappuja kiinnittymässä taululle ja kaikki kollegat samaan aikaan videoyhteydessä toisiinsa. Toisille ehkä työpajapainajaisen uusi ulottuvuus, toisille täysosuma. Älkää tuomitko, ennen kuin olette kokeilleet!   

Miro
Tältä Miro näyttää (miro.com)

Miro tai muut vastaavat työkalut eivät ratkaise etätyön haasteita, jotka liittyvät esimerkiksi luovaan työhön tai ideointiin. Vuorovaikutus on edelleen rajoittunutta, sillä ihmisten ilmeitä ja kehonkieltä on vaikeampi lukea ja tulkita etänä. Toisaalta työn tulokset hahmottuvat ihan uudella tavalla työpajan aikana: kun kaikki työpajaan osallistuvat työstävät samaa lopputulosta, korjailevat toistensa virheitä, muokkaavat kuvia ja hienosäätävät visualisointeja – ja kaikki tämä rakentuu reaaliajassa omien silmien edessä – tunne aidosta tiimityöstä on aivan uudella tavalla konkreettinen.

Kuten normaali työpaja, etätyöpaja vaatii onnistuneen ja valmistellun fasilitoinnin.

Samoin kuin normaali työpaja, etätyöpaja vaatii onnistuneen ja valmistellun fasilitoinnin. Omassa tiimissäni on onneksi virtuaalisen fasilitoinnin huippuammattilainen Antti ”Jogi” Poikola, joka veti kolmen työpajan sarjan erinomaisesti. Mitään rakettitiedettä ei tarvittu, pärjäsimme mainiosti fasilitoinnin perustyökaluilla, kuten ennakkotehtävät, työskentelypohjien (virtuaalifläpit) teko etukäteen ja puheenvuorojen ja ajankäytön tehokas hallinta. Miron kaltaiset digitaalisen maailman fasilitointiympäristöt mahdollistavat paljon sellaista, joka tuntuu taikuudelta normaaleihin työpajoihin verrattuna.

Saimme lopulta Pohjantähtemme synnytettyä ja se ohjaa meitä jatkossa kolmen teeman suuntaan. Ensimmäinen on digivihreän kasvun edistäminen, joka on myös Teknologiateollisuuden strategian ytimessä. Toinen on systeemitason muutos: edesautamme yhdessä yhteiskunnan muiden toimijoiden kanssa tietopolitiikan muodostumista omaksi politiikkalohkokseen. Tarvitsemme yhteisen tietopolitiikan vastuujohtajineen, jotta Suomi saa digitalisaatiosta parhaat hyödyt irti: hallinto tehostuu, kansalaisten ja yritysten palvelut paranevat – ja pystymme kehittämään uusia vientituotteita. Kolmas teemamme liittyy yhteiskunnan digitalisaatioon ja tarkemmin uuteen ”pehmeään infrastruktuuriin”, jonka tärkeyttä haluamme nostaa esiin. Siinä missä ”kova infrastruktuuri” koostuu sähkö- ja vesiverkoista, maanteistä ja tietoliikenneverkoista, digitaalinen ”pehmeä infrastruktuuri” rakentuu ennen kaikkea standardoiduista oikeudellisista, teknisistä ja operatiivisista määrittelyistä ja sopimuksista.

Jos oma Pohjantähtenne on hukassa tai pelkät etäpalaverit eivät enää tunnut riittävän, toivottavasti tämä kirjoitus antoi muutaman uuden idean.

Lisätietoja:
Digitalisaatiojohtaja Ville Peltola, twitter: @villepeltola